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安全な会社経営！ オフィスセキュリティのコツは？
近年、顧客情報などの情報流出事故が増えており、テレビのニュースなどでも耳にする機会が多いです。
起業したり会社経営をしている場合などは、決して他人事ではありません。
もし自分の会社から情報漏えいした場合、その責任を問われてしまうことになりますので注意が必要です。
情報漏えいを防ぐためには、大袈裟なセキュリティシステムを入れずとも身近な注意や心がけ1つで効果的に対処することが出来ます。
今回は、情報漏えいを防いでオフィスセキュリティを守るコツを特集します。
1．外からオフィス内部を見られないようにする
情報漏えいを防いでオフィスセキュリティを守るために、まず1つ目のコツは、外からオフィス内部を見られないようなレイアウトにすることです。
外部からオフィス内部が丸見えの状態だと、いつどのような情報が漏れてもおかしくありません。よって、外とオフィス内部はしっかり区別するようにしましょう。
具体的には、エントランスにパネルなどを立てて中が直接見えないようにして、エントランスの机などには社員を呼び出すためのベルを設置しましょう。
このように中が見えないオフィスの方が、顧客からの信用性も高まります。
2．机の上を整理整頓する
情報漏えいを防いでオフィスセキュリティを守るためには、社員が机の上をしっかり整理整頓することも大切です。
机の上が散らかっていてどこに何があるかわからない状態になると、気づかない間に機密情報を粗雑に扱って漏えいしてしまう恐れがあるだけでなく、簡単に盗み見られてしまいます。
机の上の整理整頓は美観を維持する以上に情報漏えいを防止する効果もあります。
3．パソコン画面の管理をしっかり行う
情報漏えいを防いでオフィスセキュリティを守るためには、パソコン画面の管理も重要です。
パソコン画面は機密情報が表示されている場合が多いです。
そのため、パソコンから離れるときには例え一時的であってもログアウトしたり、パスワード付のスクリーンセーバーを利用して、他者がパソコン画面を盗み見ることが出来ないようにしましょう。
社員を指導してこれらの習慣づけをすることが大切です。
4．情報持ち出しを防止する
情報漏えいを防ぐためには、社員による重要情報の持ち出しを防止することも重要です。
オフィスセキュリティ対策のためには、社員に対してキャビネットに鍵をかけることを徹底したりノートパソコンの持ち帰りを禁じたり、書類の閲覧場所や保管場所などを一定の場所に決めるなどの方策が有効です。
5．書類などの処理方法に注意する
オフィスセキュリティ対策として、書類などの処理や廃棄方法も重要です。
特に重要書類が記載された書類の廃棄については、必ずシュレッダーを利用することを徹底しましょう。
また、重要情報が記載された書類を裏紙に使うことのないよう、社員に対して指導を徹底することも大切です。
最近ではマイナンバーが施行され、ますます個人情報に関して取扱いに気をつけなければいけなくなりました。
少しでも情報漏えい事故の可能性を減らすためにも少しずつセキュリティを上げていきましょう。
大阪の新着貸事務所
