オフィス移転マニュアル

オフィスの移転にあたって必要となる様々な準備を、5つのステップに分けて、各ステップでどういった準備をする必要があるのか詳しくご紹介いたします。
また、各ステップにおいてチェック事項を掲載しておりますので、事務所移転の準備にご利用ください。

  • STEP1.プランニングと解約準備
  • STEP2.オフィス選び
  • STEP3.物件の決定と契約
  • STEP4.オフィスプランニング
  • STEP5.移転手続き・引越

STEP1. プランングと解約準備

目的の明確化

オフィス移転にあたり、目的(企業イメージ向上・経費削減・業務拡大等)と計画を明確化しましょう。
まずは、どういった条件の物件が相応しいかを、予算(初期費用と月額費用)等を決めていきます。

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目的によって注意すべき点も異なってきます。
計画の立案からお手伝いいたしますのでお気軽にご相談ください。
チェック:移転計画

解約準備

オフィスの退去は、3ヵ月~6ヵ月前に解約予告をする必要があります。
解約予告期間中に退去した場合は、解約日までの家賃を支払う必要があるので注意が必要です。

現在のオフィスの契約書を確認し、解約予告の時期、原状回復工事、保証金の返却時期等を、物件のオーナー様または管理会社に問い合わせます。

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退去時には、原状回復義務があります。原状回復工事を完了してからの退去となりますので、早めに工事内容・日程等をお打ち合わせください。
チェック:解約手続き

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STEP2. オフィス選び

物件の選定

移転・開業の目的や希望が整理できれば、次はいよいよ物件選びです。

賃貸オフィスサービスでは、お客様の希望条件にあった物件を選定させていただいております。
物件選びに不安を感じる方やお時間のない方は、お電話やメールにてお気軽にご相談ください。

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現在空いていない物件でも、解約予告がでている可能性がありますので、ホームページ上で気になるビルがあれば遠慮なくお問い合わせください。
物件リクエストへ

賃料

敷金・賃料の交渉はもちろん、入居日やフリーレントの交渉もお任せください。

チェック:賃料についての

広さ

広さに関しては、通常1人当たり2坪~3坪を目安にしますが、業務内容や、部屋の形状によっても異なります。

コメント
契約面積と実際の有効面積は必ずしも一致しません。
また、ドアや窓の位置も要チェックです。
弊社では経験豊富なスタッフが無料相談を実施しておりますので、お気軽にご相談ください。

立地条件

立地条件を決める際に重要なのは、取引先へのアクセス、従業員の交通費、周辺環境、最寄駅までの距離です。

コメント
周辺の雰囲気は、写真だけでは分からないものがたくさんあります。
実際にご自分の“目”でご確認ください。
チェック:立地条件

ビルの設備

ビルによって、設備や使用条件が異なります。入居後に人員の増加を想定されている場合などは、電話回線数や電気容量など余裕のある物件選びが必要となります。

特に、気をつけたい点は、空調設備(個別かどうか)・OA対応・電話回線数・電気容量・駐車場の有無などです。

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入居後のトラブルのもととなりやすい部分ですので、
ひとつずつ慎重に確認していきましょう。
チェック:ビル設備


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STEP3. 物件の決定と契約

物件の決定と契約

物件が決まりましたら、まず、入居審査書をビルのオーナー様または、管理会社へ提出いたします。
(審査期間は、通常1週間)審査が通りましたら、契約条件を再度確認し、契約を交わします。

チェック:契約に必要なもの

チェック:契約に必要な費用

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STEP4. オフィスプランニング

オフィスプランニング

移転先が決まれば、次に重要なことは内装など移転準備です。各業者を決めて打ち合せに入ります。
また、同時に現在の事務所の原状回復工事の打ち合わせと、不要になる備品の廃棄業者を決めておきましょう。

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移転に関して信頼できる業者のご紹介も承っております、お気軽にご相談ください。
チェック:各見積と業者選定
チェック:各業者との打ち合わせ
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STEP5. 移転手続き・引越

住所変更に関して様々な業務が発生いたします。
下記のチェック項目で取りこぼしがないか確認しましょう。

移転手続き

チェック:移転挨拶状
チェック:社内印刷物

チェック:関係官庁への届け出

引越

チェック:前日

チェック:当日
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