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「入退室管理システム」をオフィスに導入すべき4つの理由
あらゆるモノがIT化される時代と言われていますが、ドアやゲートの入退室状況を記録・制限する「入退室管理システム」についてご存じでしょうか。
マイナンバーを利用して個人情報を一括管理する企業も増えて、オフィスの防犯や情報セキュリティをとして注目されています。
今回は人や情報の出入りを記録する「入退室管理システム」について、システム導入で解決できるオフィスの問題や、新たなメリットについてご紹介します。
情報セキュリティ
情報漏えいや情報の持ち出しと聞くと、外部からの不正アクセスを想像しますが、実際はデータの入ったPCやUSBの紛失などが発端となっています。
日本ネットワークセキュリティ協会の調査によると、情報漏えいの8割の原因が関係者によるデータ紛失や誤送信、管理ミスなどによるものです。
入退室管理システムを導入することで、情報の持ち出し可能エリアや権限を制限したり、入退室履歴から情報の出入りを管理することができます。
防犯セキュリティ
情報を保管していたり、貴重品のある部屋にシステムを導入することで、部外者や権限を持たない関係者の侵入を防ぐことができます。
これまでのホームセキュリティなどの防犯システムは終業後の警備が主な機能でしたが、入退室管理システムを利用すれば営業時間内の侵入も防ぐことができます。
また泥棒のようなタイプだけでなく、キーを持った関係者と部外者が一緒に侵入する「共連れ」も大きな問題です。
最近の入退室管理システムでは、入室キー1つに対する人数を判別する「共連れ」検出機能が搭載された機種が増えています。
従業員の勤怠管理
入退室管理システムの履歴は従業員のタイムカードとして利用することができます。
最近ではより正確な労働管理が求められていますが、入退室管理システムは出退勤記録やサービス残業の有無などの履歴を残せるので、勤怠管理ツールとして効果的です。
入退室履歴と防犯用監視カメラと併用することで、いつ・誰が入退室したのか記録を残すことができます。
勤怠管理と防犯の記録を残せる一石二鳥のツールです。
ICカードキーにはこんなメリットも
入退室管理システムのICカードキーは、業務効率化や社内環境整備にも利用できます。
PCやプリンターを利用する際にカードによる認証を設けることで、個人PCの不正利用や機密ファイルの印刷を制限することができます。
また大企業では、社内食堂の支払いでキャッシュレス決済することで、スムーズな流動を確保しているところもあるようです。
情報保護、防犯、勤怠管理をひとつにまとめて管理できるシステムです。
さらにICカードキーは、社員証、タイムカード、アクセス認証キー、電子マネーとしての機能を持っています。
それぞれ個別のシステムを導入する、入退室管理システムを導入する方が安価に済むかもしれません。
オフィスのセキュリティや業務効率化のために検討してみてはいかがでしょうか。
大阪の新着貸事務所
